Fallstudie All-In Kiosk: vom Zettel zur App

Vom Zettelstapel zum laufenden System

Der All-In Kiosk in Hamburg ist unser eigener Betrieb — und der erste, für den wir gebaut haben. Genau deshalb können wir hier offen erzählen, was vorher war und was sich geändert hat.

Aus Hamburg · Weidestraße 134 16+ Betriebe begleitet Läuft täglich in echten Betrieben

Die Ausgangslage

Arbeitszeiten standen auf Zetteln hinter der Kasse — mal vollständig, mal nicht.
Die Lohnabrechnung kostete am Monatsende zwei Abende mit Taschenrechner.
Was Mitarbeiter aus dem Regal entnahmen, wurde selten sauber festgehalten.
Der Dienstplan hing an der Tür und war ständig veraltet.
Belege und Z-Bons sammelten sich, bis niemand mehr durchblickte.
Wie der Monat lief, wusste man erst Wochen später.

Was gebaut wurde

In Stufen: erst das, was am meisten Zeit fraß — dann der Rest.

Stempeln per Handy

Jeder stempelt sich mit dem eigenen Handy ein und aus. Pausen werden nach fester Vorgabe automatisch abgezogen.

Lohn auf Knopfdruck

Stunden mal Stundenlohn, pro Monat und Mitarbeiter, inklusive Übersicht über bereits Ausgezahltes.

Entnahmen mit Preisen

Was jemand aus dem Laden nimmt, wird eingetragen, mit Preisen bewertet und vom Lohn verrechnet.

Dienstplan am Handy

Schichten planen und veröffentlichen. Jeder sieht seinen Plan, ohne nachzufragen.

Aufgaben je Schicht

Was zu erledigen ist, wird abgehakt — die nächste Schicht sieht sofort, was offen blieb.

Belege per Foto

Belege und Z-Bons werden fotografiert und automatisch ausgelesen, statt in der Schublade zu landen.

Warum Orbexia

Läuft seit Monaten im Tagesbetrieb, nicht als Test

Mitarbeiter sehen ausschließlich die eigenen Daten

Lohnabrechnung: von zwei Abenden auf wenige Minuten

Arbeitszeitnachweise bleiben nachvollziehbar gespeichert

In Stufen eingeführt — der Betrieb lief die ganze Zeit weiter

Kein Konzept — läuft bereits

Das Entscheidende an dieser Fallstudie: Wir haben das System nicht für einen Kunden gebaut und dann gehofft, dass es passt. Wir haben es für unseren eigenen Kiosk gebaut, weil uns der Papierkram jeden Monat zwei Abende gekostet hat. Erst als es sich im Alltag bewährt hatte, haben wir angefangen, es anderen anzubieten.

Häufige Fragen

Wie lange hat die Umstellung gedauert?

Der erste nutzbare Baustein — die Zeiterfassung — stand nach wenigen Wochen. Alles Weitere kam nach und nach dazu, während der Laden normal weiterlief. Genau so gehen wir auch bei Kunden vor.

Mussten die Mitarbeiter geschult werden?

Kaum. Ein- und Ausstempeln sind zwei Klicks auf dem eigenen Handy. Die Oberfläche ist auf Deutsch und folgt dem, was im Laden ohnehin passiert.

Was war der größte Effekt?

Die Lohnabrechnung. Vorher zwei Abende im Monat mit Zetteln und Taschenrechner, heute ein Blick auf die Monatsübersicht. Der zweitgrößte: dass niemand mehr nachfragen muss, wann er arbeitet.

Lässt sich so etwas auf meinen Betrieb übertragen?

Die Bausteine ja, die Details nicht eins zu eins — jeder Betrieb tickt anders. Genau deshalb bauen wir maßgeschneidert statt Software von der Stange.