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Fallstudie

Aus WhatsApp-Chaos wurde eine Auftragspipeline

CTS Logistik & Services ist ein Hamburger Umzugs- und Logistikunternehmen — und gehört einem unserer beiden Gründer. Auch hier wurde gebaut, was im eigenen Betrieb gefehlt hat.

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Die Ausgangslage

  • Anfragen kamen über Telefon, WhatsApp, E-Mail und das Kontaktformular — und gingen unter.
  • Angebote wurden abends geschrieben, weil tagsüber keine Zeit blieb.
  • Wer wann mit welchem Fahrzeug unterwegs war, wusste nur der Chef.
  • Nachkalkuliert wurde selten — welcher Auftrag sich gelohnt hatte, blieb Gefühlssache.
  • Kundendaten lagen verteilt über Handy, Ordner und Kopf.

Was gebaut wurde

Ein System, das dem Weg eines Auftrags folgt — von der Anfrage bis zur Rechnung.

1

Anfrage-Pipeline

Jede Anfrage landet an einer Stelle. Auf einen Blick sichtbar, was offen ist und wo nachgefasst werden muss.

2

Angebote in Minuten

Hinterlegte Preise und Aufschläge statt jedes Mal neu rechnen.

3

Umzugsrechner

Kalkulation nach Umfang, Entfernung und Aufwand — nachvollziehbar statt aus dem Bauch.

4

Disposition im Kalender

Termine, Fahrzeuge und Personal an einer Stelle geplant.

5

Kundenhistorie

Alles zu einem Kunden an einem Ort, auch Jahre später noch auffindbar.

6

Auswertungen

Welcher Auftragstyp trägt sich wirklich — nach Monat, Kunde oder Team.

Warum Orbexia

Kein Konzept — läuft bereits

Eine Agentur hatte für ein vergleichbares System einen Betrag im Bereich von 15.000 bis 20.000 Euro veranschlagt. Gebaut wurde es am Ende im eigenen Haus — für einen Bruchteil davon, und mit dem Vorteil, dass derjenige, der es gebaut hat, jeden Handgriff im Betrieb selbst kennt.

Häufige Fragen

Wir arbeiten schon mit einer Branchensoftware. Lohnt der Wechsel?

Nur, wenn sie euch wirklich bremst. Wenn sie läuft, sagen wir das auch — oft ist es sinnvoller, einen fehlenden Baustein zu ergänzen, als alles neu zu machen.

Funktioniert das unterwegs?

Ja, es läuft im Browser auf jedem Handy. Wichtig war uns, dass die Bedienung auch mit Arbeitshandschuhen und schlechtem Netz noch funktioniert.

Wie lief die Einführung?

In Stufen. Zuerst der Bereich, der am meisten Zeit gefressen hat — die Anfragen. Erst als das im Betrieb ankam, kam der Rest dazu.

Passt das auch für Handwerk statt Umzüge?

Die Grundstruktur ja: Anfrage, Angebot, Termin, Ausführung, Rechnung. Die Details unterscheiden sich — und genau die bauen wir passend.

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